월말정산서와 세금계산서가 있는데 거래처가 대금을 미루면 어떻게 하나요?

이 글이 적용되는 경우

• 반복 납품 뒤 월말정산서와 전자세금계산서를 발급했으나 대금이 미지급된 경우
• 거래처가 일부 반품·하자·판촉비·상계를 주장해 월 합계와 인정잔액이 다른 경우
• 서면 계약이 간단하지만 발주메일·납품서·검수·회신·과거 지급 관행이 남아 있는 경우

이 글만으로 판단하지 않는 경우

• 일회성 매매의 물품 인도 자체가 다투어져 월말정산 구조와 무관한 경우
• 하도급대금·국가계약 등 특별법과 전용 분쟁절차가 중심인 경우
• 거래처 회생·파산 개시로 개별 독촉보다 채권신고가 우선하는 경우

1. 세금계산서와 월말정산서의 역할을 나눕니다

부가가치세법 제32조의 세금계산서는 공급자·공급받는 자, 공급가액·세액, 작성일 등 법정 사항을 적어 발급하는 문서입니다. 발급·수신 사실은 거래 증거의 한 부분이지만 납품 수량, 검수 합격, 공제 합의와 채무자의 민사상 잔액 승인을 모두 자동으로 증명하지 않습니다.

월말정산서는 여러 거래를 한 합계표입니다. 작성자, 전송일, 첨부된 거래명세, 상대방 수신자, 이의 회신과 이후 일부 지급을 함께 보아 합계가 어떻게 형성됐는지 설명해야 합니다.

• 세금계산서 작성일·공급가액
• 정산서 작성자·전송일
• 수신자·열람·회신
• 합계 산출자료

공식 근거: I1

2. 월 합계를 납품 한 건씩 다시 연결합니다

각 행에 발주번호, 품목·수량·단가, 납품일, 수령자, 검수결과, 반품·하자 통지, 합의 공제를 적습니다. 운송장만 있고 인수자가 없거나, 정산서에는 있지만 발주서가 없는 행은 미확인으로 표시합니다.

거래처가 일부만 다투면 인정액과 다툼액을 나누고 그 근거를 원문으로 붙입니다. ‘전액 미지급’이라는 표현보다 공급별 확인 수준을 보여 주는 편이 지급요구와 법원서류에서 명확합니다.

공식 근거: I2

3. 하자·반품·판촉비 공제를 별도 쟁점으로 둡니다

상인 간 매매라면 매수인은 목적물을 받은 뒤 지체 없이 검사하고 하자나 수량 부족을 발견하면 즉시 매도인에게 그 통지를 발송해야 합니다. 즉시 발견할 수 없는 하자는 수령 후 6개월 안에 발견한 경우에도 발견 즉시 통지해야 하며, 이를 지키지 않으면 그 하자에 따른 계약해제·대금감액·손해배상청구가 제한될 수 있습니다. 이 6개월은 아무 때나 통지해도 되는 유예기간이 아니고, 매도인이 악의인 경우에는 예외가 있습니다.

판촉비·물류비·반품비는 계약상 공제 근거, 사전 합의, 실제 발생액과 계산식을 요구합니다. 상대방이 일방적으로 상계를 주장하면 자동 공제하지 말고 반대채권의 존재·변제기와 상계 의사표시를 별도로 확인합니다.

공식 근거: I3 I4

4. 지급기와 잔액 확인을 고정합니다

‘익월 말’은 어느 월의 공급을 언제 마감했는지, 휴일·검수 조건·분할 지급과 함께 봅니다. 확정기한이 있으면 원칙적으로 그 기한 도래 때 지체 문제가 생기지만, 채권자의 선행·동시이행 의무가 남아 있는지도 확인합니다.

거래처 회신에서 ‘이번 달 2천만 원 지급’, ‘반품 제외 잔액 인정’처럼 어떤 범위를 승인했는지 원문을 보존합니다. 침묵만으로 전액 승인이라고 단정하지 않고, 질문별 회신을 받아 인정액·다툼액·지급예정일을 고정합니다.

공식 근거: I5

5. 요구서와 법원절차의 증거 묶음을 만듭니다

요구서에는 총액만 쓰지 말고 월별·거래별 원금, 이미 받은 돈, 합의 공제와 다툼 공제, 지급기, 현재 요구액을 붙입니다. 회신기한은 법정 고정기간이 아니라 자료량·기존 약정·시효와 보전 필요를 고려한 실무기한입니다. 민법상 최고는 그 뒤 6개월 안에 재판상 청구·압류·가압류·가처분 등 법정 후속 조치를 하지 않으면 시효중단 효력이 없고, 이 6개월은 채권 자체의 시효기간이거나 반복 독촉으로 무한 연장되는 기간이 아닙니다.

금액이 명확하고 공시송달 외 방법으로 송달할 수 있으면 지급명령을 검토할 수 있습니다. 채무자는 지급명령 정본을 송달받은 날부터 2주 안에 이의할 수 있고, 적법한 이의가 있으면 지급명령은 그 범위에서 효력을 잃어 소송절차로 이행됩니다. 납품·하자·공제가 복잡하면 처음부터 소송에 필요한 주장·증거 구조와 보전처분 필요를 검토합니다.

내용증명과 배달증명은 역할이 다릅니다. 내용증명은 어떤 문서를 보냈는지를, 배달증명은 등기우편물이 배달된 사실을 확인하는 제도이므로, 요구서 사본과 접수자료뿐 아니라 배달 결과도 함께 보존합니다. 어느 제도도 채무·하자·잔액을 스스로 확정하지는 않습니다.

공식 근거: I6 I7 I8 I9 I10 I11

처리순서

1. 01

   1. 원자료 보존

   거래약정·발주·납품·검수·반품·세금계산서·정산서 원본을 월별로 묶습니다.

2. 02

   2. 공급별 대조

   월 합계를 한 건씩 분해해 수량·단가·수령·검수와 증거를 연결합니다.

3. 03

   3. 인정액·다툼액 분리

   하자·반품·판촉비·상계 주장과 상대방이 인정한 잔액을 나눕니다.

4. 04

   4. 지급기 확정

   계약 문구와 과거 마감·지급 관행, 조건 충족일을 확인합니다.

5. 05

   5. 계산표 첨부 요구

   원금·입금·공제·잔액과 자료요청, 회신기한을 적어 도달 증거를 남깁니다.

6. 06

   6. 절차 선택

   다툼·송달·보전 필요를 기준으로 지급명령·소송·가압류 검토를 나눕니다.

보유 자료별 입증 범위

준비서류 체크리스트

자주 묻는 질문